Las 10 claves para celebrar la reunión de vecinos perfecta... y redactar el acta perfecta

Una de las tareas más tediosas de un Administrador de Fincas es la celebración de las reuniones de sus Comunidades de Propietarios, a las que debe asiste como secretario y de las que debe levantar acta. Las actas son, de hecho, un documento esencial cuando surgen problemas o dudas sobre la naturaleza o el alcance de los acuerdos adaptados y suelen ser tenidas muy en consideración por los jueces, conjuntamente con la declaración del administrador.

10 claves para que tus reuniones de vecinos sean perfectas

¿Quieres que tus reuniones de Comunidades de propietarios sean perfectas? Aquí tienes las 10 claves que te lo van a permitir. Cumple con estos puntos y te ahorrarás muchos problemas.
1º Redacta con claridad el orden del día.

Muchas veces redactamos el orden del día con urgencia y sin prestarle la atención que merece. Error. Si redactas mal el orden del día ya empiezas mal a la reunión. El orden del día tiene que ser claro y los puntos a tratar tienen que estar formulados como propuestas, no como mera invitación al debate, por eso, huye de los puntos del estilo "estudio y aprobación de las medidas a adoptar". Sí, ya sé que a veces no queda más remedio, pero no abuses de esa fórmula.

También te interesa dividir en varios puntos (o subpuntos) los diversos componentes de una misma propuesta. Por ejemplo, si pretendes aprobar un nuevo presupuesto en mayo y girar un recibo extraordinario con la diferencia entre la nueva cuota y la girada de enero a abril (los llamados “atrasos”) puedes proponerlo como subpuntos, algo así como “Punto X.- Estudio y aprobación del presupuesto para el ejercicio 2017, fijación de nuevas cuotas y, en su caso, puesta al cobro de las diferencias entre los recibos girados y las nuevas cuotas.” No están redactados formalmente como subpuntos con numeración independiente, pero si te fijas, son varias propuestas consecutivas, separadas por comas, lo que permite aprobar una y no las siguientes. ¿Qué te permite esto? Pues conseguir la aprobación de parte de la propuesta aunque no te aprueben la otra parte, sin que el voto en contra implique la negativa a aprobar toda la propuesta.

Y, muy importante, no incluyas un punto de "estudio y aprobación del acta de la reunión anterior", primero, porque no sirve para nada, la ley no prevé que hayan de ser los propietarios quienes aprueben la redacción del acta y, segundo, porque lo único que conseguirás es que el vecino presente en esta reunión pero ausente de la anterior, se oponga al acta pretendiendo en realidad oponerse al acuerdo.

Si para ti es imprescindible que la redacción del acta la aprueben los propietarios haz que se apruebe en la propia reunión, bien al final como último punto. Una manera elegante y eficaz de hacerlo es al final de cada punto, a modo de resumen, puedes leer cómo queda redactado este y hacer que los asistentes aprueben la redacción.

2º Adjunta a la convocatoria los documentos que hay que estudiar y aprobar.

​Muchas veces, por ahorrar en fotocopias y envíos, no adjuntamos a la convocatoria las cuentas, o los presupuestos, o las ofertas de obra recibidas y cuyo estudio se pretende, pero, a cambio de ese ahorro, generamos desconfianza y desinformación. ¿Cómo puedo yo votar a favor de unas cuentas que me han entregado 5 minutos antes? No parece razonable en aras de la transparencia y de la eficacia.

Para ganar en transparencia te interesa poner esa información a disposición de los vecinos desde el mismo momento en que los convocas porque eso les dará tiempo a estudiarla y evitará que tengan que tomar decisiones precipitadas y desinformadas a ir a la reunión informados y listos para el debate y la votación.
También ganas en eficacia, porque al ir informados a la reunión, los propietarios van listos para el debate y la votación e incluso si hay algún error en la documentación, te habrán advertido con anterioridad, por lo que tendrás tiempo para corregirla antes de su celebración.

3º Controla qué vecinos están privados de voto por morosos y cuáles han indicado otro domicilio de notificaciones.

Es importante que anuncies en la convocatoria qué propietarios serán privados de voto por no hallarse al corriente en el pago de sus cuotas de comunidad. Si no lo anuncias no podrás, legalmente, privarles de voto. Si les impides votar sin haberlo anunciado podrán impugnar los acuerdos. Si les permites votar por no haberlo anunciado podrían impugnar los que no quieren que voten. Un lío. Hazlo bien y ahórrate el lío.
Eso sí, no puedes publicar la lista de morosos en el tablón de anuncios porque vulnerarías la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD). Puedes adjuntarlos a la convocatoria que envíes por correo o a la que buzonées, pero no a la que pongas en el tablón de anuncios, o en cualquier otro lugar público al que tengan acceso los visitantes ajenos a la Comunidad, como la puerta de entrada o el espejo del ascensor.
Sobre el domicilio de notificaciones… bueno, es bien sencillo: Todo propietario tiene derecho a designar un domicilio distinto del de la finca, al que enviarle toda la correspondencia, citaciones, actas y demás asuntos de la Comunidad. Y si no se lo envías a ese domicilio puede impugnar todos los acuerdos… y ganará la impugnación. Eso sí, ese domicilio tiene que ser en territorio español, solo faltaba!

4º Comprende la diferencia entre la 1ª y la 2ª convocatorias.

Algunos administradores manejan muy bien la “conveniencia” de celebrar la junta en primera o en segunda convocatoria. En primera es necesario, para aprobar las propuestas de mera administración, que voten a favor la mitad más uno de los propietarios totales del edificio con derecho a voto, mientras que en segunda bastará con que voten la mitad más uno de los propietarios presentes con derecho a voto.

Así que hay quien demora intencionadamente la celebración de la junta a la segunda convocatoria, porque eso facilita mucho la adopción de acuerdos y, en cambio, cuando se va a votar un acuerdo que no le interesa (por ejemplo, la remoción de la Junta Directiva) se esfuerza en que se celebre en primera convocatoria porque es más difícil conseguir aprobar la propuesta.

5º Graba la reunión.

Sí, las reuniones se pueden grabar por cualquiera que acuda a ellas. Otra cosa es lo que haga con esa grabación, pero si el propósito es servir de recordatorio de lo acordado al encargado de redactar el acta o incluso, acreditar extremos en juicio, por supuesto que se puede grabar.

Hoy en día es bien fácil efectuar este tipo de grabaciones con un teléfono móvil o un dispositivo similar y luego pasar la grabación al ordenador como un fichero mp3 fácilmente almacenable entre la documentación digital de la comunidad o del administrador.

Eso sí. La grabación no debe quedar a disposición de cualquiera, ni siquiera de cualquier vecino. Forma parte de tus notas, y solo estás obligado a entregárselo a un Juez.

6º Recuerda que tú tienes voz pero no voto. No es “tu” comunidad.

Uno de los principales problemas de los Administradores de Fincas es que se acaban creyendo que ellos son los dueños del edificio, pero esto no es cierto.

Como Administrador de la finca tiene voz, pero no voto y es importante que te acostumbres a proponer, a sugerir, no a imponer. Y no solo importa que lo sepas, importa que se note en la forma en que te diriges a los propietarios e incluso en la forma en que redactas el acta.

Así que, asegúrate de que efectúas propuestas, y de que no suena como si ya las dieras por aprobadas.

Una última pero importante observación a este respecto: Cuando los vecinos no se ponen de acuerdo respecto de si un elemento es privativo o común o si un acuerdo requiere de mayoría simple o cualificada, es la Comunidad quien toma la decisión mediante votación. Tú debes recordar los términos en los que está expresada la ley y las consecuencias de calificar el asunto de una u otra manera, incluso debes informar de cuál es tu opinión al respecto, pero la decisión es de la Comunidad, no tuya, y la única persona que puede corregirla es un juez.

7º Redacta el acta al día siguiente de la reunión.

Es la mejor manera de tener la información fresca y de asegurarse de que no se demora la redacción y remisión del acta.

Sí, sé que a veces tenemos mucho trabajo y, si tomaste notas y grabaste la reunión, tendrás la tendencia de dejarlo para mañana, o para pasado, o para un mejor momento… Y, al final, te verás redactando el acta aprisa y corriendo, porque te urgen a ello.

Un consejo más sobre esto: Recoge solo el resultado de las votaciones, no los comentarios de los vecinos. Avisa de ello al comienzo de la reunión, avisa de que no recogerás el debate, sino el resultado de la votación y que si alguien desea que su opinión conste en acta debe solicitarlo así. De esta forma, si alguien dice que quiere que conste en acta su opinión, podrás decir aquello de “D. Fulanito de tal (o Dª fulanita de tal), propietario (o propietaria) del piso tal, desea que conste en acta lo siguiente, dos puntos, comillas… dícteme, por favor, lo que desea que transcriba”. Te ahorrarás muchos problemas.

8º Transcribe el acta al libro en los 10 días siguientes a la junta.

El acta debe transcribirse al libro de actas y cerrarse con la firma del Presidente y el Secretario, dentro de los 10 días naturales siguientes a su celebración, lo que le confiere ejecutabilidad a los acuerdos aprobados.

En muchas ocasiones los administradores redactan el acta en el ordenador y lo envían a los vecinos, pero se olvidan de trasladarla al libro de actas. Cuando es preciso exhibir este tienen que recabar con premura la firma de los presidentes que aún no han firmados las actas… a veces el presidente ya no está, o vendió la vivienda… ¡Problema!

9º Notifica el acta fehacientemente a los propietarios conflictivos.

¡Tú sabes quiénes son los propietarios conflictivos, los que te van a poner problemas! Así que… ¿Para qué jugársela? Notifícales fehacientemente, cumple con tu obligación y pon en marcha el contador del reloj para impugnaciones.

¿Fehacientemente significa por burofax? No necesariamente, puedes hacer que se la entregue el portero y que le haga firmar un recibí. Si se niega el portero puede hacer constar ese extremo en el recibo e incluso declarar como testigo en el Juzgado si fuera preciso. En mi experiencia, si el Presidente o el portero dan fe en juicio de que han visto cómo se echaban en los buzones las actas, poco tiene que hacer el que afirma no haberla recibido.

10º Redacta una diligencia de cierre para los puntos con quórum especial.

Si estás votando un acuerdo que requiere de un quórum especial (3/5 partes o unanimidad) no podrás saber si se ha alcanzado ese quórum hasta que notifiques el acuerdo a los propietarios ausentes, ya que estos disponen de 30 días para expresar su rechazo al acuerdo y, si no lo hacen, se suman a los que han votado a favor.

Pues bien, la mejor forma de hacer eso es reunirse con el Presidente a los 30 días de haber enviado el acta y hacer una “Diligencia de cierre” en la que repasar los votos de los ausentes recibidos, procediendo al cómputo definitivo del total de los votos. Fácil ¿verdad?

(c) Natalio López Valenzuela
Abogado

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